Cómo elegir software de auditoría para tu firma
Qué valorar al elegir un software de auditoría para una firma en España, qué preguntar a cada proveedor y qué priorizar según el tamaño y la forma de trabajar de tu firma.
Elegir software de auditoría depende de cada firma: su metodología, cómo organiza los expedientes, las herramientas que ya usa y lo que quiere automatizar. Esta guía reúne las preguntas que conviene hacer antes de contratar, sin nombrar productos concretos. Así podrás comparar con criterio, con la documentación de cada proveedor delante.
9 criterios esenciales para elegir software de auditoría
Antes de incorporar una nueva herramienta a tu firma, conviene evaluar su adaptación a la metodología de trabajo, sus funcionalidades, la protección de la información y las condiciones comerciales del proveedor. Estos nueve criterios te ayudarán a comparar soluciones de forma objetiva y tomar una decisión fundamentada.
- 01
Marco normativo y cómo se documenta
Tipo de exigencia: Obligación legal de la firma
- Qué valorar
- Si el software facilita documentar el encargo conforme a las NIA-ES y a la normativa de auditoría. El software ayuda a documentar, pero no garantiza el cumplimiento. Ninguna norma exige que el software de auditoría esté homologado; la responsabilidad del trabajo es del auditor.Ley 22/2015 (BOE) (se abre en una pestaña nueva)Real Decreto 2/2021 (BOE) (se abre en una pestaña nueva)
- Cómo comprobarlo
- Pide que te enseñe un papel de un encargo de ejemplo y comprueba que la documentación permite justificar las decisiones de la firma. No hace falta que cada papel cite un apartado de la norma.
- Qué preguntar
- ¿Qué papeles genera por defecto y cuáles tiene que completar la firma a mano? ¿Se pueden adaptar a las plantillas propias?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si la documentación no se puede adaptar a tus plantillas, o si el proveedor presenta el software como garantía de cumplimiento. Un software que solo ordena la documentación puede ser una opción válida si tu firma ya tiene su método.
- 02
Dónde se ejecuta y dónde quedan los datos
Tipo de exigencia: Obligación legal cuando hay datos personales
- Qué valorar
- Dónde se tratan y almacenan los datos, con qué garantías jurídicas y técnicas, quién puede acceder a ellos y a qué destinatarios se comunican. Incluye las transferencias fuera de la UE, si las hay. No es necesario que todo esté en la UE, ni que el proveedor revele detalles internos de su infraestructura.RGPD (EUR-Lex) (se abre en una pestaña nueva)Guía de la AEPD sobre contratos de encargo (se abre en una pestaña nueva)
- Cómo comprobarlo
- Pregunta dónde se tratan y almacenan los datos, con qué garantías y qué subencargados intervienen. Pide la respuesta por escrito.
- Qué preguntar
- ¿Qué garantías ofrece para las transferencias fuera de la UE, si las hay? ¿Quién más trata los datos por su cuenta?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si no sabe indicar dónde se tratan y almacenan los datos ni con qué garantías. Si tu firma carga datos personales de clientes, el acuerdo de encargo del tratamiento es imprescindible (ver «Protección de datos y acuerdos contractuales»).
- 03
Qué incluye la oferta que vas a contratar
Tipo de exigencia: Requisito contractual: lo que no figura en la oferta no está garantizado
- Qué valorar
- Qué funciones están disponibles hoy, cuáles son adicionales, cuáles dependen de integraciones, cuáles están previstas y en qué condiciones se ofrecen. Distinguir estas cinco cosas evita comparar una presentación comercial con una oferta por escrito.
- Cómo comprobarlo
- Haz una lista de las funciones que usará tu firma y pide que el proveedor marque cada una como disponible, adicional, integración, prevista o condicionada.
- Qué preguntar
- ¿Qué está incluido en la oferta por escrito y qué se cobra aparte? ¿Qué funciones están solo previstas, y desde cuándo?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si hay funciones que aparecen en la presentación comercial pero no en la oferta por escrito. Una función prevista no es un defecto, pero debe figurar como prevista.
- 04
Cómo se archiva y conserva el encargo
Tipo de exigencia: Obligación legal de conservación (de la firma) y buena práctica
- Qué valorar
- Cómo se organiza el encargo, cómo se guardan las versiones, qué trazabilidad hay de quién prepara y quién revisa, cómo se recupera un papel, cómo se exporta el archivo y cuánto tiempo se conserva: el artículo 30 de la Ley 22/2015 fija cinco años desde la fecha del informe de auditoría. No hay una única arquitectura correcta: importa que el archivo esté completo y se pueda recuperar. Como obligación legal, el artículo 72.2 del Reglamento (RD 2/2021) exige a los auditores disponer de sistemas informáticos con controles que aseguren la custodia, la integridad y la recuperación de la información, que impidan modificar los archivos de cada trabajo «una vez transcurrido el plazo máximo de compilación», y hacer copias de seguridad de forma rutinaria.Art. 30 Ley 22/2015 (BOE) (se abre en una pestaña nueva)Art. 72 RD 2/2021 (BOE) (se abre en una pestaña nueva)
- Cómo comprobarlo
- Pide que muestre el historial de versiones de un papel, quién lo preparó y quién lo revisó, y que exporte un papel en un formato que puedas abrir sin el programa.
- Qué preguntar
- ¿Cómo se conservan las versiones anteriores? ¿En qué formatos se exporta el archivo y en qué plazo tras terminar el contrato?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si las versiones se sobrescriben, si no se sabe quién prepara y quién revisa, o si el archivo no se puede exportar. Una firma muy pequeña puede organizar su archivo de otra forma, siempre que quede completo y recuperable.
- 05
Qué papel tiene la IA y qué ve el auditor
Tipo de exigencia: Buena práctica; no es obligatoria
- Qué valorar
- Si el software incluye IA, importa qué información consulta, si indica el origen de cada respuesta, qué límites tiene, si puede modificar documentos, cómo se protege la confidencialidad y qué proveedores intervienen. La IA no sustituye el juicio profesional: las conclusiones son del auditor. Un software sin IA también puede ser una opción completa.
- Cómo comprobarlo
- Haz una consulta sobre un encargo de ejemplo y comprueba si la respuesta indica de dónde sale y si ha cambiado algún documento sin que lo apruebes.
- Qué preguntar
- ¿Qué datos consulta la IA y en qué región se procesan? ¿Qué proveedores intervienen? ¿Puede cambiar un documento sin la aprobación del auditor?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si la IA responde sin referencia a su origen, o si actúa sobre documentos sin que el auditor lo apruebe. No es un defecto que el software no tenga IA.
- 06
Comprueba cómo funciona antes de contratar
Tipo de exigencia: Buena práctica
- Qué valorar
- Que puedas ver cómo funciona el software antes de contratarlo: con una demostración, con documentación de ejemplo o con datos anonimizados.
- Cómo comprobarlo
- Pide una demostración, o documentación de ejemplo o anonimizada, que cubra las tareas que más te importan. Si vas a usar datos reales, comprueba antes la confidencialidad y el acuerdo de encargo del tratamiento.
- Qué preguntar
- ¿Puedo ver el flujo completo de un encargo de ejemplo? ¿Qué datos debo usar y cómo se protegen?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si el proveedor no puede mostrar lo que describe, o si no explica cómo protege la información que le facilites. Una demostración muestra el producto, pero no dice cómo encaja con tu método: pregunta cómo se adapta a él.
- 07
Coste total, no solo la licencia
Tipo de exigencia: Requisito contractual
- Qué valorar
- Licencias, número de usuarios, implantación, formación, soporte, módulos, integraciones, escalabilidad y renovación. Es lo que tu firma pagará cada año con su volumen de encargos y de personal.
- Cómo comprobarlo
- Pide una propuesta por escrito que desglose cada partida, y calcula el coste anual con tu número de usuarios y de encargos, también para el año en que se renueva.
- Qué preguntar
- ¿Qué partidas no aparecen en la propuesta? ¿Cómo cambia el precio si añado usuarios, módulos o encargos? ¿Cuándo y cómo se renueva?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si el precio no está desglosado, o si aparecen costes de implantación o formación después de firmar. Comparar solo la licencia de dos ofertas no es comparar su coste.
- 08
Migración de papeles y de encargos en curso
Tipo de exigencia: Buena práctica; requisito contractual si se pacta
- Qué valorar
- Qué procedimientos ofrece el proveedor para importar el balance, el diario y los papeles de ejercicios anteriores, cómo trata los encargos abiertos y cuáles son sus límites. Conviene conocer esos límites antes de planificar el cierre.
- Cómo comprobarlo
- Pide un plan escrito de importación con sus límites y pregunta qué ocurre con un encargo abierto durante el cambio.
- Qué preguntar
- ¿Qué formatos admite la importación? ¿Qué datos no se pueden importar? ¿Qué ocurre con un encargo abierto durante el cambio?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si no hay plan de importación, o si hay que volver a introducir a mano los datos del ejercicio anterior. Una migración limitada no es un defecto si la planificas y se lo comunicas al equipo.
- 09
Actualización normativa
Tipo de exigencia: Buena práctica; la responsabilidad es del auditor
- Qué valorar
- Cómo incorpora el proveedor los cambios de las NIA-ES, del PGC y de la normativa de auditoría, cuándo lo hace y cómo te avisa. La responsabilidad sobre el trabajo sigue siendo del auditor, y no es necesario que todos los papeles se actualicen de forma automática.ICAC: normas técnicas de auditoría (se abre en una pestaña nueva)
- Cómo comprobarlo
- Pregunta qué cambios de norma ha incorporado en los últimos dos años, en qué fecha y cómo lo comunicó a sus clientes.
- Qué preguntar
- ¿Qué cambios normativos ha incorporado y cuándo? ¿Cómo se entera de ellos y cómo los conoce el cliente?
- Cuándo prestar más atención
- Presta más atención si no sabe indicar qué cambios ha incorporado ni cuándo, o si los cambios no quedan reflejados en los papeles. Un proveedor que avisa de los cambios y explica qué papeles afectan puede ser una opción válida, aunque no los actualice todos a la vez.
Para ver cómo lo resuelve Neuroon Audit, consulta el software de auditoría, la página de seguridad y datos y la guía de papeles de trabajo de auditoría.
Qué pedir por escrito antes de firmar
Tres documentos que conviene tener por escrito antes de firmar.
Protección de datos y acuerdos contractuales
Cuando el software trate datos personales por cuenta de la firma, debe existir un acuerdo de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD). Pide el texto del acuerdo y la lista de subencargados antes de contratar.
Oferta y condiciones
La propuesta con cada partida desglosada, las funciones incluidas, el soporte con canal, horario y plazo de respuesta, y las condiciones de renovación.
Salida y continuidad
El procedimiento de exportación del archivo, con formatos y plazo tras terminar el contrato, y los límites del procedimiento de migración.
Diez preguntas para cualquier proveedor
Anota la respuesta por escrito. Si el proveedor no puede contestar a alguna, márcala como pendiente.
- ¿Dónde se tratan y almacenan los datos, y con qué garantías?
- ¿Hay acuerdo de encargo del tratamiento y qué subencargados participan?
- ¿Qué funciones están incluidas, cuáles se cobran aparte y cuáles están previstas?
- ¿Puedo ver una demostración o documentación de ejemplo?
- ¿Cuál es el coste anual con mis usuarios y encargos?
- ¿Qué procedimiento de migración tiene, y con qué límites?
- ¿Cómo se guardan las versiones y en qué formatos se exporta el archivo?
- ¿Qué cambios de las NIA-ES y del PGC ha incorporado en dos años?
- ¿Qué soporte ofrece: canal, horario y plazo de respuesta?
- ¿Si usa IA, indica de dónde sale cada respuesta?
Cómo aplicar los criterios en una firma de cinco profesionales
Una firma de cinco profesionales trabaja con hojas de cálculo, documentos de texto y herramientas sueltas. La tabla no nombra productos ni incluye resultados: es una plantilla para tu propia comparación.
| Necesidad | Pregunta al proveedor | Evidencia que conviene pedir | Importancia para la firma |
|---|---|---|---|
| Versiones del balance y del diario | ¿Cómo se guarda cada versión y qué variación muestra frente a la anterior? | Un encargo de ejemplo con dos versiones del balance | Alta: sin versiones se pierde la evidencia de los cambios del cierre. |
| Cuadre del diario con el balance | ¿Cómo compara cada cuenta y cómo se justifica una diferencia? | Informe de cuadre de un encargo de ejemplo con una diferencia justificada | Alta: es la comprobación que hoy suele hacerse a mano. |
| Preparación y revisión | ¿Quién prepara y quién revisa cada papel, y qué pasa si cambia después de revisado? | Registro de firmas de un papel de ejemplo | Alta: separa a quien prepara de quien revisa. |
| Documentación de las NIA-ES | ¿Qué papeles genera por defecto y cuáles completa la firma? | Un papel de ejemplo con su documentación | Media: depende de tus plantillas y de tu método. |
| Datos de clientes | ¿Dónde se alojan los datos y hay acuerdo de encargo del tratamiento? | Respuesta escrita, lista de subencargados y el acuerdo | Alta si se tratan datos personales de clientes. |
| Archivo y salida | ¿Cómo se exporta el archivo completo, en qué formatos y en qué plazo? | Exportación de un encargo de ejemplo | Media: condiciona la conservación y la salida del proveedor. |
| Coste para el equipo | ¿Qué partidas tiene el coste anual para cinco usuarios? | Propuesta desglosada por escrito | Alta: el coste de cinco puestos cambia la decisión. |
Qué priorizar según el tamaño de tu firma
Son orientaciones, no requisitos.
Auditor ROAC que trabaja por su cuenta
Facilidad de adopción, organización documental, coste, soporte y exportación de los papeles en formatos que puedas abrir.
Firma pequeña, con pocos auditores y plantillas propias
Colaboración del equipo, automatización de tareas repetitivas, revisión del trabajo, facilidad de implantación y coste total.
Firma mediana, con varias oficinas o socios que revisan
Gestión de permisos, coordinación de equipos, procesos de revisión, escalabilidad, integraciones y continuidad del servicio.
Encargos complejos: entidades de interés público, grupos o marcos distintos del PGC
Cobertura normativa específica, auditoría de grupos, consolidación, necesidades de control de calidad, integraciones y compatibilidad con la metodología de la firma.
Neuroon Audit: tecnología especializada para el trabajo del auditor
Neuroon Audit nace con el objetivo de facilitar el trabajo de los profesionales de auditoría financiera mediante una plataforma especializada en organización de encargos, automatización de procesos y asistencia inteligente. Nuestro enfoque está orientado a las necesidades de auditores ROAC y firmas españolas, manteniendo el control y el juicio profesional en el centro del trabajo.
Especialización
Toma como referencia las NIA-ES, el Plan General Contable y la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas. Está pensada para firmas de auditoría pequeñas y medianas y para auditores ROAC.
Automatización
Cuadre del diario con el balance cuenta a cuenta, balance y cuenta de pérdidas y ganancias generados desde el balance de sumas y saldos, y lectura de los principales modelos de la AEAT de retenciones, IVA y pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades. El objetivo es ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
IA como asistencia
Cortex IA consulta la información del encargo y responde con referencias a su origen, sin modificar los documentos. El criterio es del auditor.
Organización y trazabilidad
Cada papel identifica quién lo prepara y quién lo revisa. Neuroon Audit incorpora mecanismos de registro de actividad y trazabilidad destinados a facilitar el seguimiento de las operaciones realizadas durante los encargos.
Los ficheros del encargo están en la Unión Europea y la IA se configura en una región de la UE. El detalle de los proveedores que intervienen está en la política de privacidad, y las medidas de protección, en la página de seguridad y privacidad.
Está en desarrollo y validación; la contratación no está abierta.
¿Para qué tipo de auditorías estamos desarrollando Neuroon Audit?
Primero, para quién y en qué escenarios. Después, las limitaciones actuales por categoría.
Neuroon Audit se desarrolla para firmas de auditoría pequeñas y medianas españolas y para auditores ROAC que trabajan por su cuenta. Hoy se centra en la auditoría de cuentas anuales individuales con el Plan General Contable, con las NIA-ES como referencia.
- Una firma pequeña que prepara y revisa encargos de cuentas anuales individuales.
- Un auditor ROAC que trabaja por su cuenta y quiere un archivo digital del encargo.
- Una firma mediana en la que socios y auditores preparan y revisan papeles de trabajo.
Limitaciones actuales, por categoría
- Entidades de interés público
- Todavía no cubre estos encargos.
- Grupos y consolidación
- Todavía no cubre la auditoría de grupos ni la consolidación.
- Marcos distintos del PGC
- Todavía no cubre los encargos con marcos contables distintos del PGC.
- Estados y memoria completos
- No genera el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo ni la memoria.
- Gestión de calidad de la firma y muestreo
- Todavía no cubre la gestión de la calidad de la firma (NIGC 1-ES) ni el muestreo.
- Integraciones directas con software contable
- No se conecta directamente con los programas contables: trabaja con los ficheros de balance y diario que subes.
- Exportación del encargo
- Hoy la documentación se descarga por documentos; no hay una exportación conjunta de todo el encargo.
Consulta el detalle de cada función en la página de producto. Si tu encargo entra en alguna de estas categorías, pregunta antes de contratar.
Neuroon Audit
¿Estás valorando modernizar el software de tu firma?
Conoce el enfoque de Neuroon Audit y descubre cómo estamos desarrollando una plataforma especializada en las necesidades de los auditores financieros españoles.
Antes de elegir software de auditoría
¿Hay un software de auditoría que sirva para todas las firmas?
No. Depende del marco normativo que aplique, de cómo trabaja tu equipo, de los módulos que necesitas y del presupuesto. Compara al menos dos opciones con la documentación de cada proveedor delante.
¿Un software de auditoría sustituye a las hojas de cálculo y al procesador de textos?
No necesariamente. Muchas firmas siguen usando sus herramientas habituales para tareas concretas. La pregunta es qué parte del encargo quieres ordenar, cómo se conserva el resultado y quién lo revisa. Neuroon Audit no pretende sustituir esas herramientas, sino hacer que trabajar con ellas resulte más sencillo, ágil y ordenado.
¿Cuál es la diferencia entre software de auditoría y software contable?
El software contable lo usa el cliente para registrar sus transacciones. El software de auditoría lo usa el auditor para trabajar sobre esos datos y documentar su opinión. Neuroon Audit no tiene integraciones directas con software contable: trabaja con los ficheros de balance y diario que subes.
¿Cuánto tarda la implantación?
Depende del tamaño de la firma, de los encargos abiertos y de cuánta documentación haya que migrar. Pide al proveedor un plan escrito de implantación y formación, con sus límites, antes de firmar.
¿Puedo probarlo antes de contratarlo?
Pide una demostración o documentación de ejemplo o anonimizada. Si vas a usar datos reales, comprueba antes la confidencialidad y el acuerdo de encargo del tratamiento. Te informaremos de las primeras demostraciones de Neuroon Audit cuando estén disponibles.
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