El competidor del software de auditoría suele ser Excel

Cuando una firma de auditoría en España evalúa cambiar de herramienta, a nuestro juicio lo habitual es comparar varios software de auditoría, pero no siempre es lo que frena la adopción de uno nuevo.

Lo que suele frenarla es un archivo .xlsx con quince pestañas, fórmulas concatenadas, validaciones en celdas que ya nadie recuerda haber puesto, y un sistema de colores que solo entiende su autor. Ese archivo lleva cinco años creciendo.

Cualquier producto que aspire a sustituir esa forma de trabajar tiene que entender por qué.

El Excel del auditor no es una herramienta: es un proceso interiorizado#

Cuando hablamos del Excel de un auditor experimentado, no hablamos solo de una hoja de cálculo. Hablamos, por ejemplo, de:

• una plantilla maestra de revisión de balance con macros para identificar variaciones significativas;
• un mapeo PGC personalizado para los tres o cuatro sectores que la firma audita;
• una batería de pruebas analíticas —Benford, descuadres Debe = Haber, asientos en festivos— construida a partir de incidencias reales detectadas en clientes previos;
• un sistema de marcas de revisión —verde, amarillo, rojo— que el auditor lee a un golpe de vista;
• y, sobre todo, una memoria operativa del propio trabajo: cómo se hizo el año pasado, qué papeles se quedaron flojos, qué cuenta suele presentar saldos anómalos en ese cliente concreto.

Eso no es una herramienta. Es un proceso interiorizado. Y un proceso interiorizado difícilmente se sustituye con una demostración, por impecable que sea.

Excel y las firmas pequeñas y medianas en España#

Un software de auditoría especializado es, en esencia, un programa que organiza el encargo, los papeles de trabajo y la evidencia. Excel es una herramienta generalista. Lo que hay que cambiar, en la mayoría de los casos, son procesos. Excel, en muchas firmas, es una forma de trabajo establecida y, por eso, una barrera para adoptar nuevas herramientas. Ambas realidades pueden coexistir.

Ninguna herramienta asegura por sí sola el cumplimiento de las NIA-ES. Depende del encargo y de su documentación, con independencia del programa que se use. Este artículo tampoco compara precios ni funciones de productos concretos.

No hay datos públicos de cuota de mercado que permitan comparar su uso. Como interpretación editorial, y no como dato, en determinadas firmas la decisión no se plantea entre dos programas, sino entre el Excel que ya existe y algo que justifique dejarlo.

Lo que Excel hace bien (y por qué se ha quedado)#

Conviene reconocerlo sin condescendencia. Excel sigue en uso porque resuelve bien varias cosas:

• Poca fricción de entrada. El auditor ya lo conoce y puede empezar a usarlo sin un proyecto de implantación.
• Personalización amplia. El auditor adapta la plantilla a su forma de pensar, no al revés.
• Inmediatez. Una idea se prueba en treinta segundos: dos columnas, una fórmula, una validación.
• Portabilidad. Los libros se comparten entre equipos distintos, aunque las funciones disponibles dependen de la plataforma, de la versión y de la licencia.
• Compatibilidad con la cadena documental: prácticamente cualquier interlocutor puede abrirlo, editarlo y recibirlo.

Cualquier software que pretenda sustituirlo tendría que igualar esos cinco atributos antes de hablar de automatización.

Dónde Excel encuentra límites en la auditoría actual#

Excel ha aguantado bien durante años y admite buenas prácticas de documentación y automatización. Aun así, en la auditoría actual suelen aparecer límites de gestión en cinco puntos.

Trazabilidad de la evidencia#

En una revisión del encargo interesa poder reconstruir la cadena de evidencia: qué versión del balance se usó, cuándo se cruzó con el mayor, qué procedimiento analítico se aplicó y quién lo revisó. La NIA-ES 230 pide que la documentación permita a un auditor con experiencia, sin vínculo previo con el trabajo, comprender lo realizado (apartado 8), y que conste quién realizó el trabajo y cuándo lo completó, y quién lo revisó, cuándo y con qué alcance (apartado 9; la guía A13 aclara que no hace falta una marca de revisión en cada papel). Un Excel artesanal con quince pestañas y macros sin documentación puede ser difícil de revisar por un tercero. La NIA-ES 230 no limita la documentación al papel: contempla soportes electrónicos (guía de aplicación, A3). Lo que cuenta es que permita comprender y comprobar lo hecho, no el formato.

Continuidad cuando el autor se va#

El Excel maestro de la firma puede depender de una sola persona: el manager que lo construyó. Si esa persona deja la firma, buena parte del conocimiento puede irse con ella, y reconstruirlo desde cero puede llevar mucho tiempo. El análisis del sector de la auditoría en España explica el esfuerzo relativo que suponen los mismos requisitos técnicos para una firma con pocas personas.

Mantenimiento y reproducibilidad de los análisis#

El rendimiento de un libro de Excel depende del número y complejidad de las fórmulas, de las dependencias entre libros, del diseño de las macros, de los recursos disponibles y de la implementación del modelo de datos, no solo del número de filas. Excel admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja (especificaciones de Excel). Ese es un límite del programa; el rendimiento de un libro concreto depende además de su diseño y de los recursos del equipo. El problema que suele aparecer es otro: cuando las macros son difíciles de mantener y revisar, y los cruces dependen de fórmulas que nadie documenta, el análisis se vuelve difícil de reproducir y de explicar a un tercero.

Confidencialidad y gestión documental#

Excel no es inseguro por sí mismo. Conviene separar siete cuestiones: los permisos (quién puede abrir y editar cada libro), el almacenamiento (dónde vive el archivo y cuántas copias existen), las versiones (cuál es la válida), la colaboración (quién edita a la vez y cómo se concilian los cambios), el control de cambios (quién modificó qué y cuándo), la trazabilidad (qué historial de accesos y de cambios queda) y el gobierno de la información (qué se conserva, durante cuánto tiempo y con qué criterio). Cuando un Excel con datos de cliente circula por correo entre socio, manager, junior y revisor externo, puede quedar fuera del control documental de la firma. En el contexto del secreto profesional del auditor (art. 31 de la Ley 22/2015) y del RGPD (art. 32), cuando hay datos personales, el riesgo depende de algo más que del formato: pesan el control de accesos, la gestión de permisos, la trazabilidad del intercambio, la protección frente a destinatarios no autorizados, la conservación y eliminación de los documentos y la configuración de los sistemas corporativos. El correo sin cifrar o sin controles adecuados aumenta el riesgo, pero no equivale por sí mismo a una vulneración: depende de las medidas aplicadas y de los datos en juego.

Las dificultades de escalar y mantener la automatización en Excel#

Excel incluye funciones de consulta de datos, scripts y macros que permiten automatizar tareas y volver a ejecutarlas sobre datos nuevos, además de complementos e integraciones. Su disponibilidad varía según la plataforma (escritorio, Mac o web), la versión y la licencia, así que conviene comprobarla en los equipos de la firma antes de basar un proceso en ellas. Su coste es técnico y de control: una fórmula avanzada o una macro sin documentar resulta tan opaca como cualquier proceso oculto, y cada complemento es una dependencia que la firma debe revisar. Los procesos que se ejecutan desde fuera del libro también necesitan permisos, versiones y revisión. El problema aparece cuando los procesos dependen de:

• macros personalizadas difíciles de mantener;
• fórmulas complejas sin documentación;
• múltiples archivos y versiones;
• conocimiento concentrado en un único profesional;
• procedimientos poco estandarizados;
• dificultades para documentar y supervisar la ejecución de controles.

Estas limitaciones dependen del diseño, del mantenimiento y de la gestión de los archivos: no son inevitables.

Qué puede hacer una firma con el Excel que ya tiene#

Antes de cambiar de herramienta, una firma puede reducir los riesgos anteriores con el propio Excel:

• una hoja de índice que indique, en cada libro, su propósito, el origen de los datos y la versión;
• las fórmulas y macros críticas, descritas por escrito;
• una marca de preparación y otra de revisión, con persona, fecha y alcance de la revisión (NIA-ES 230, apartado 9);
• una carpeta del encargo con permisos de acceso, en lugar de copias por correo;
• el cierre del archivo y su conservación durante cinco años desde la fecha del informe (Ley 22/2015, artículo 30).

Estas anotaciones también facilitan una migración posterior.

Qué tiene que ofrecer un nuevo software de auditoría para superar al Excel#

Una conclusión posible, si se entiende lo anterior, es que una herramienta moderna debería conservar las cinco virtudes de Excel —poca fricción, personalización, inmediatez, portabilidad, compatibilidad— y atender además las cinco limitaciones señaladas.

En la práctica, eso sugiere que un software de auditoría debería:

1. Respetar el trabajo existente, sin obligar a la firma a empezar de cero.
2. Facilitar documentación revisable: que conste quién hizo cada trabajo, quién lo revisó y cuándo, en línea con la NIA-ES 230.
3. Reducir las tareas repetitivas sin exigir al auditor que aprenda un lenguaje de programación.
4. Dejar el juicio profesional en manos del auditor: la herramienta apoya, el auditor decide.
5. Proteger la confidencialidad: control de accesos y gestión documental coherentes con el secreto profesional y la protección de datos.

La evolución del software de auditoría debería orientarse a conservar la flexibilidad que los profesionales valoran en Excel y, al mismo tiempo, facilitar la colaboración, la trazabilidad documental y la automatización de tareas repetitivas, sin sustituir el juicio profesional del auditor.

En nuestra opinión, en muchas firmas el rival más habitual de un software de auditoría es el Excel que ya tienen.

El siguiente paso#

Si te has reconocido en este artículo —si tu auditoría depende de un Excel que solo entiendes tú, y empiezas a ver que ese Excel se queda corto—, puedes conocer Neuroon Audit, la plataforma web para firmas de auditoría que impulsa este blog. Este artículo no compara funcionalidades ni productos: la guía Cómo elegir software de auditoría explica qué criterios conviene revisar antes de decidir.

Para profundizar en el contexto:

• Cómo elegir software de auditoría — criterios para comparar herramientas.
• Neuroon Audit — página del proyecto.
• Auditoría de cuentas en España: los desafíos estructurales de un sector en transformación — análisis de la estructura de las firmas de auditoría en España.
• Hub NIA-ES — catálogo de las normas NIA-ES, con fichas de la NIA-ES 230 (documentación) y la NIA-ES 315 (riesgos).
• IA generativa en auditoría: secreto profesional y RGPD — qué riesgos de secreto profesional y de protección de datos plantea introducir información de clientes en herramientas de IA generativa, y qué revisar antes de usarlas.

¿Tu Excel tiene cinco años? ¿Diez? ¿Quién lo entiende además de ti? La conversación está abierta.